Organiser une NDHC

La Nuit des Huis-Clos est un événement de la FédéGN

Logo FédéGN

 

Les organisateurs doivent être une association membre de la FédéGN ou un groupe d’individus détenteurs d’une Carte GN.

 

Qu’est-ce que la FédéGN met à disposition ?

La FédéGN est le maître d’oeuvre des NDHC. A ce titre, elle met à disposition des organisateurs agissant pour son compte les éléments suivants :

  • Sa structure associative : que l’équipe d’organisation soit un simple groupe d’individus ou une association, la FédéGN reste l’organisateur face aux pouvoirs publics et en est ainsi la responsable.
  • Ses agréments : la FédéGN bénéficie notamment d’un agrément Jeunesse et Education Populaire permettant de simplifier certaines démarches auprès des différents partenaires, notamment lors de la recherche de salle.
  • Son assurance : la FédéGN offre une couverture d’assurance à l’ensemble de l’équipe d’organisation ainsi qu’à l’ensemble des participants.
  • Son matériel : la FédéGN peut mettre à disposition le matériel qu’elle possède afin d’aider l’équipe d’organisation, n’hésitez pas à vous rapprocher de notre permanence pour avoir plus d’informations sur ce point.
  • Le nom Nuit des Huis-Clos : le nom Nuit des Huis-Clos appartient à la FédéGN, seuls les événements accrédités peuvent utiliser ce nom.
  • Un site web : le site web est indissociable de la Nuit des Huis-Clos. Il permet de présenter l’événement, mais aussi de s’y inscrire. Réalisé selon les demandes des différentes équipes d’organisation, il est là pour simplifier au maximum la gestion de l’événement.

 

Comment fonctionne la NDHC financièrement ?

La NDHC est directement gérée via le compte de la FédéGN, aussi, l’équipe d’organisation sera mise en relation avec le trésorier de la FédéGN qui selon les cas pourra procéder à des avances de frais lorsqu’il n’est pas possible pour la FédéGN de régler directement les fournisseurs nécessaires dans le cadre de la NDHC.

C’est donc la FédéGN qui reçoit directement les fonds, sauf bien évidemment dans le cas du règlement sur place. Une balance est donc effectuée à la fin de l’événement afin d’en boucler la comptabilité.

Le participation est unique pour chaque édition : 10€. Seuls les sites qui ne sont accessible qu’en échange d’un tarif réduit pour les étudiants peuvent déroger à cette règle.

Si vous craignez que la participation ne vous permette pas de boucler votre budget, vous pouvez également proposer à la vente sur place des boissons non alcoolisées et des snacks.

En cas d’excédent financier, cet excédent est reversé à la FédéGN qui pourra alors l’utiliser de deux façon différentes uniquement :

  • Financement de la structure nécessaire aux NDHC (hébergement, nom de domaine, etc…)
  • Aide au lancement de NDHC dans de nouvelles régions

 

Qu’est-ce que la FédéGN attend en retour de l’organisation des NDHC ?

Outre une gestion équilibrée, la FédéGN ne demande que très peu de contreparties : quelques photos et un bilan de l’événement.

Ces éléments sont indispensable à la communication de la FédéGN (lettre de la FédéGN, pages Facebook), mais aussi à la rédaction de notre bilan d’activité en fin d’année.

 

Vous souhaitez vous lancer dans l’organisation ?

Une seule chose à faire : remplir le formulaire de candidature.